Paloma Support

Hur skapar jag möten i Zoom med rätt inställningar?

Här går vi igenom de inställningar som är viktiga för sammankopplingen med Magnet. Inställningar som inte nämns här kan du låta vara, eller ändra som du önskar.

1. Klicka på Schedule a Meeting.

2. Ge mötet ett namn (kan ändras i Magnet genom att fylla i Topic. (Du behöver inte fylla i fältet vid Description, beskrivningen skriver du i Magnet.)

3. Vid When ställer du in startdatum och tid, och vid Duration ställer du in mötets längd så att Magnet kan generera en sluttid. Vid TimeZone väljer du aktuell tidszon.

4. Bocka inte i inställningen Recurring meeting – skapa istället separata möten för varje tillfälle i Zoom.

5. Vid Registration är det viktigt att du bockar i Required, för att deltagarna ska få unika länkar till webbinariet.

6. Bocka i rutan vid Passcode intill  Security. Alla deltagare får detta lösenord att använda tillsammans med sin unika anslutningslänk. Kan ändras till egen valfri kod (undvik mellanslag och specialtecken).

7. Bocka inte i Require authentication to join. Då krävs nämligen att deltagarna loggar in på ett eget Zoom-konto. Autentiseringen sköts istället genom biljettförsäljningen i Magnet och de personliga deltagarlänkar som skickas ut automatiskt.

8. Klicka på Save för att skapa mötet.

9. Gör inställningar för Registrations, du hittar inställningarna längst ned på sidan för det skapade mötet. 

a) Manage Registrants – här kan du se registrerade deltagare, det sköts automatiskt.

b) Registration Options ska vara inställt på Automatically Approve för att automatiken i kopplingen mot Magnet ska fungera.

c) . Funktionen Allow registrants to join from multiple devices bör vara inaktiverad, för att endast en person ska kunna ansluta via den personliga länken. (Annars kan man ansluta från upp till 5 enheter.) Ändra denna inställning genom att klicka på Edit. Se nedan.

Efter att du klickat på Edit öppnas inställningar för Registration. När du klickat ur boxen för Allow registrants to join from multiple devices, klicka på Save All.

10. Gör inställningar för e-post under fliken Email Settings

a) Kolla att rätt e-postadress är angiven vid Email Contact, det är alltså den kontaktuppgift som deltagarna hänvisas till för frågor kring mötet. 

b) Inaktivera Confirmation Email Sent to Registrants genom att klicka på Edit, och sedan avmarkera rutan. Alla typer av e-postutskick från Zoom ska vara avstängda, eftersom anslutningslänk och lösenord skickas automatiskt med bokningsbekräftelsen från Magnet. (Samlad kommunikation där du står som avsändare gör upplevelsen tydligare och smidigare för deltagaren.) 

När du avmarkerat rutan sparar du inställningen genom att klicka på Save.

När du har ändrat inställningen kommer det se ut så här:

11. De möten du skapat dyker upp i översikten när du klickar på Meetings. Klicka på mötets namn för att komma till inställningarna.

Snyggt jobbat – nu är det dags att koppla ihop Zoom med Magnet!